INTERN REGLEMENT + PRIVACYVERKLARING
Intern reglement
Artikel 1
Onder leden worden in dit intern reglement zowel de leden als de toegetreden leden verstaan.
Artikel 2
Lidmaatschap houdt aanvaarding in van huidig intern reglement en de privacyverklaring.
Kandidaat-leden worden er schriftelijk (per post of mail) over geïnformeerd dat het intern reglement online dient geraadpleegd te worden.
Artikel 3
Het intern reglement kan jaarlijks aangepast worden door het bestuursorgaan.
Artikel 4
De leden worden pas tot de trainingen toegelaten nadat zij het jaarlijks lidgeld betaald hebben.
Bestuursleden en trainers kunnen desgewenst de leden of de ouders van de leden vragen om een betalingsbewijs voor te leggen.
Artikel 5
Het bestuursorgaan legt jaarlijks de bedragen van de lidgelden vast, alsook de wijze van betaling en de betalingstermijn. Betalingen dienen stipt voor een vooropgestelde datum te gebeuren.
Leden of ouders van leden die niet tijdig betalen, krijgen kort na de uiterste datum van betaling een brief of e-mail ter aanmaning. Indien hier niet onmiddellijk gevolg aan gegeven wordt, zal het lid van de kandidatenlijst worden geschrapt.
Artikel 6
Een ledenkorting is voorzien voor het derde gezinslid (10% korting) en het vierde gezinslid (20% korting).
Artikel 7
De leden zijn slechts verzekerd vanaf het ogenblik dat het lidgeld betaald is. De verzekering voor alle leden wordt afgesloten via de Vlaamse Zwemfederatie en omhelst sportverzekering ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid gedurende de trainingen en wedstrijden.
Artikel 8
Leden die om welke reden dan ook wegblijven, hebben geen recht op terugvordering van het lidgeld of gelijk welke voordelen in natura.
Artikel 9
Kandidaat-leden worden onderworpen aan een zwemproef. Indien ze hiervoor slagen, dan dienen ze schriftelijk of per e-mail een aanvraag in om lid te worden van de club. Indien er geen plaats vrij is in de groep of zwembaan waarin het lid (afhankelijk van zijn/haar zwemniveau) normaal mag trainen, dan komt het lid tijdelijk op een wachtlijst te staan tot er een plaats vrij komt.
In principe worden de kandidaten op de wachtlijst opgeroepen in de volgorde van inschrijving op de wachtlijst.
Artikel 10
De leden worden enkel toegelaten tot de trainingen van de groep waartoe ze behoren. De trainingsuren staan weergegeven in een weekschema dat naargelang de noodwendigheden kan aangepast worden.
De leden krijgen via hun trainer ook een zwembaan toegewezen. De trainer oordeelt hierbij vooral op basis van het zwemniveau.
Enkel de trainers hebben de bevoegdheid om te beslissen over de overgang naar een hoger zwemniveau (een hogere groep of een andere zwembaan). Zij kunnen zelfs een lid tijdelijk naar een lager niveau verwijzen. Dit laatste kan bijvoorbeeld zinvol zijn om terug aan de basis te werken ter verfijning van de zwemtechniek.
Artikel 11
De leden krijgen een jaarschema met de geplande trainingen. Tijdens de schoolvakanties wordt er niet of slechts zeer beperkt gezwommen.
Trainingen kunnen uitzonderlijk en wegens onvoorziene omstandigheden afgelast worden. De leden worden dan per post, per e-mail of telefonisch verwittigd.
Artikel 12
De leden mogen pas in het water na toestemming van de trainer. De leden begeven zich naar de startkant van het bad en wachten daar. De leden mogen maximum 5 minuten voor het begin van de training aanwezig zijn in het bad.
Artikel 13
Om het trainingsverloop niet in de war te sturen dienen de leden altijd stipt op tijd te zijn. Een lid dat éénmalig te laat komt, meldt zich ter verantwoording bij zijn of haar trainer.
Leden die herhaaldelijk of enkele opeenvolgende keren en zonder aanvaardbare reden te laat komen, krijgen een schriftelijke verwittiging. Indien er geen beterschap optreedt, overleggen trainers en bestuur over een aangepaste sanctie ‘op maat van het lid’.
Artikel 14
Leden die recreatief zwemmen zijn niet verplicht om aan alle trainingen deel te nemen, maar worden wel geacht met regelmaat aanwezig te zijn.
Afwezigheid van langere duur wordt gecommuniceerd met de trainer, bij voorkeur – en indien mogelijk – vooraf.
Artikel 15
Recreanten kunnen deelnemen aan wedstrijden voor niet-vergunninghouders. Deelname is uiteraard niet verplicht.
Van leden die zich ingeschreven hebben voor een wedstrijd wordt wel verwacht dat ze ook effectief deelnemen.
Artikel 16
Officiële mededelingen voor leden of ouders van leden kunnen per post of per e-mail verstuurd worden en/of geafficheerd worden in de hal van het zwembad.
Het is de verantwoordelijkheid van elk lid en/of ouder om de verschillende informatiebronnen te raadplegen.
De VZW beveelt ook sterk aan om regelmatig de website van Tesswim te raadplegen.
Artikel 17
De VZW dient in het bezit te zijn van de juiste contactgegevens (adres, e-mail adres, GSM- en telefoonnummer). Van de leden wordt verwacht dat ze de secretaris of de voorzitter schriftelijk of per e-mail op de hoogte brengen van wijzigingen in de contactgegevens.
Artikel 18
De VZW wijst alle verantwoordelijkheid af van ongevallen voortspruitend uit het niet navolgen van de richtlijnen.
Artikel 19
Iedereen dient de richtlijnen van de trainers, clubafgevaardigden en bestuursleden, alsook de reglementen vastgelegd door het gemeentebestuur en de sportdienst van Tessenderlo of de reglementen van de andere zwembaden strikt na te leven.
Artikel 20
De kleedkamers zijn geen speelkamers. De leden dienen de kledingstukken en de eigendommen van de andere leden en de lokalen te respecteren. Na het omkleden verlaat men onmiddellijk de kleedkamers en dit ten laatste 15 minuten na de training.
Artikel 21
De jeugd maakt gebruik van de aparte kleedkamers voor jongens / meisjes.
De volwassenen kleden zich om in de aparte kleedkamers voor dames / heren.
De nummers van de kleedkamers worden bij het begin van het zwemseizoen door de badmeester toegewezen.
Ouders of begeleiders krijgen geen toegang tot de kleedkamers.
Artikel 22
De kleedkamers zijn onbewaakt. Iedereen wordt verzocht om geen geld en andere waardevolle voorwerpen in de kleedkamers achter te laten en persoonlijke bezittingen (badmutsen e.d.) te merken.
De VZW kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke spullen.
Artikel 23
Lopen, trekken en duwen langs het bad, alsook het duwen en gooien van andere leden in het zwembad is verboden. Ook gevaarlijke spelen (bv. "kopje onder duwen") zijn verboden.
Artikel 24
Iedereen die zich gedurende de trainingen, wedstrijden of andere organisaties van de vereniging onwelvoeglijk of onsportief gedraagt en daardoor de goede werking of de goede naam van de VZW nadelig beïnvloedt of de veiligheid van de andere leden in het gedrang brengt, kan door het bestuur worden geschorst en uit de vereniging worden gesloten. Geschorste of uitgesloten leden hebben geen recht op terugvordering van het gestorte lidgeld.
Artikel 25
De leden houden zich strikt aan de richtlijnen opgelegd door hun verantwoordelijke trainer. Bij het niet navolgen hiervan heeft de verantwoordelijke trainer het recht het lid uit het zwembad te sturen. Het lid blijft in dat geval op de zitbanken naast het bad wachten tot het einde van de training. Leden die zich onttrekken aan het toezicht vallen vanzelfsprekend niet meer onder de verantwoordelijkheid van de trainer en de VZW. Bij herhaald wangedrag kan het bestuursorgaan het lid de toegang tot het bad op de trainingsuren voor een bepaalde periode verbieden (tot maximum 1 maand). Wanneer hierna nog geen beterschap in het gedrag van het lid optreedt, zal artikel 24 van het intern reglement toegepast worden.
Artikel 26
Het gebruik van toestellen, eigendom van de gemeente Tessenderlo (vb. drijfmatten, duikpop, waterglijbaan e.d.), zijn verboden tenzij toelating van de trainers.
Artikel 27
De leden dragen op de trainingen aangepaste zwemkledij:
- de jongens een zwembroek of strakke zwemshort (en geen losse bermuda’s);
- de meisjes dragen een badpak.
Het dragen van een badmuts en zwembrilletje is verplicht.
Artikel 28
De VZW neemt geregeld beeldopnames van leden tijdens de zwemtrainingen. Die beelden (ook onderwater opnames) kunnen gebruikt worden voor zwemtechnische analyses en bijscholingen. Tevens kunnen foto's of filmopnames gemaakt worden om geïnteresseerden binnen de zwemclub en daarbuiten op een leuke wijze te informeren over onze activiteiten, bijvoorbeeld via de website. De personen die de beeldopnamen maken, zullen dat steeds doen met respect voor wie op de beelden staat. De VZW let er op dat de beeldopnamen niet aanstootgevend zijn.
De VZW gaat ervan uit dat leden geen bezwaar hebben tegen de publicatie van beeldopnamen die te maken hebben met activiteiten van onze zwemclub. Mochten leden daar toch bezwaar tegen hebben, dan kunnen ze dat op elk moment van het jaar schriftelijk melden aan de voorzitter van de club. De VZW zal het bezwaar respecteren en geen beelden van die welbepaalde leden publiceren.
Leden mogen geen beeld- of geluidsopnames maken waarop medezwemmers of trainers herkenbaar zijn, publiceren of doorsturen tenzij de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkenen.
PRIVACYVERKLARING
Artikel 1- Algemene beginselen
De VZW TESSWIM (hierna: “TESSWIM”) is ervan overtuigd dat de persoonlijke levenssfeer van haar leden, vrijwilligers en partners van essentieel belang is. De persoonsgegevens worden dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd, geheel conform de eisen die de bestaande privacywetgeving hieraan stelt.
De huidige privacyverklaring geeft u informatie over de manier waarop en de voorwaarden waaronder wij uw persoonsgegevens verwerken.
U wordt verzocht deze privacyverklaring zorgvuldig door te lezen en kennis te nemen van haar inhoud. Toekomstige aanpassingen van deze privacyverklaring kunnen niet worden uitgesloten.
Wanneer TESSWIM voornemens zou zijn om de persoonsgegevens verder te verwerken voor een ander doel dan dat waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld, verstrekt TESSWIM de betrokkene daarover de nodige informatie.
TESSWIM wenst te benadrukken dat de betrokkene nooit de verplichting heeft om opgevraagde gegevens te verstrekken aan TESSWIM.
Voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de activiteiten zoals vermeld in deze verklaring ziet de VZW TESSWIM zichzelf als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Artikel 2- Gegevens van de betrokkenen
TESSWIM verzamelt en verwerkt persoonsgegevens van de betrokkenen rechtstreeks door middel van persoonlijke contacten, telefoongesprekken en/of e-mail.
Zo worden de volgende persoonsgegevens verwerkt door TESSWIM:
- naam, voornaam en geboortedatum van de betrokkene(n) en/of zijn/haar ouders;
- contactgegevens van de betrokkene(n);
TESSWIM verzamelt en verwerkt geen gevoelige informatie, bijvoorbeeld gegevens die uw ras of etnische achtergrond, politieke, godsdienstige of filosofische overtuiging, eventueel lidmaatschap van een vakbond, gezondheid of seksleven betreffen.
Artikel 3- Veiligheid en vertrouwelijkheid
TESSWIM onderneemt alle nodige stappen om de beveiliging van de persoonsgegevens te waarborgen. Om ervoor te zorgen dat de gegevens worden beschermd tegen onder meer ongeoorloofde toegang, onrechtmatig gebruik, verlies of ongeoorloofde wijzigingen, maakt TESSWIM gebruik van verschillende beveiligingstechnieken en -procedures.
Zowel op fysiek, elektronisch als organisatorisch vlak werden de nodige maatregelen getroffen om de veiligheid en vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens te waarborgen. TESSWIM blijft haar beveiligingsprocedures uitbreiden naarmate nieuwe technologieën beschikbaar worden.
Conform de van toepassing zijnde wettelijke vereisten zorgt TESSWIM voor adequate beveiligingsmaatregelen ter bescherming van de handmatige en elektronische verwerking van de gegevens van de betrokkenen en ter voorkoming van eventueel misbruik ervan.
Artikel 4- Bewaring van gegevens
TESSWIM bewaart de persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst of een ander doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt.
Dat betekent dat de persoonsgegevens na een laatste interactie met TESSWIM gedurende een redelijke periode kunnen bijgehouden worden. Wanneer de persoonsgegevens niet langer vereist zijn, zullen deze op een veilige manier vernietigd en/of verwijderd worden.
Artikel 5- Finaliteit en wettelijke basis
Persoonsgegevens die door TESSWIM worden verwerkt, worden uitsluitend door TESSWIM gebruikt voor de volgende doeleinden:
- de deelname door de betrokkenen aan de activiteiten van TESSWIM;
- de nakoming van de wettelijke verplichtingen in hoofde van TESSWIM;
De werking van deze gegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkenen partij zijn of noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op TESSWIM rust.
Artikel 6- Proportionaliteit
De persoonsgegevens van de betrokkenen die door TESSWIM worden verzameld en verwerkt zijn adequaat, relevant en niet overbodig voor de specifieke doeleinden waarvoor ze worden verzameld en verwerkt. De gegevens van de betrokkenen zijn zo nauwkeurig mogelijk en worden zo nodig bijgewerkt.
Artikel 7- Rechten van de betrokkene
De betrokkenen waarvan de persoonsgegevens wordt verwerkt hebben recht op inzage van zijn of haar persoonsgegevens die door TESSWIM worden verwerkt.
De betrokkenen hebben eveneens het recht om TESSWIM te verzoeken zijn of haar gegevens te corrigeren. Onder "corrigeren" wordt o.a. verstaan: het aanvullen, wissen, blokkeren of op andere wijze zorgen dat de gegevens van de betrokkene niet meer worden gebruikt.
TESSWIM is alleen verplicht de gegevens van de betrokkene te corrigeren wanneer deze feitelijk onnauwkeurig, onvolledig of irrelevant zijn voor de doeleinden waarvoor TESSWIM de gegevens gebruikt.
De betrokkenen hebben tot slot het recht om TESSWIM te verzoeken de verwerking van hun gegevens te beperken, bezwaar te maken tegen die verwerking en de persoonsgegevens over te dragen.
TESSWIM verstrekt de betrokkenen onverwijld informatie over het gevolg dat aan het verzoek is gegeven.
Een verzoek tot inzage of de uitoefening van een ander recht kan worden gericht aan: pvanthie@hotmail.com.
Artikel 8- Ontvangers van persoonsgegevens
TESSWIM deelt de verkregen persoonsgegevens niet met derden die de persoonsgegevens willen gebruiken voor direct marketing, tenzij de betrokkenen daarvoor specifieke toestemming hebben gegeven.
TESSWIM kan de persoonsgegevens ook voor andere doeleinden delen met derden, maar alleen in de volgende gevallen: Dienstverleners
- TESSWIM kan een beroep doen op dienstverleners, vertegenwoordigers of contractanten om diensten te verlenen namens TESSWIM, met inbegrip van het aanbieden van de diensten die voor de betrokkenen beschikbaar zijn. Het is mogelijk dat deze externe partijen bij het verlenen van deze diensten toegang krijgen tot de persoonsgegevens of deze moeten verwerken.
TESSWIM eist door middel van een schriftelijke overeenkomst van dergelijke externe partijen, die gevestigd kunnen zijn in een ander land dan het land waarin de betrokkenen de TESSWIM dienst hebben gebruikt, dat zij zich houden aan alle relevante wetgeving inzake gegevensbescherming en beveiligingsvereisten met betrekking tot die persoonsgegevens.
Wettelijke vereisten en bedrijfsoverdracht
- TESSWIM kan de verwerkte persoonsgegevens openbaar maken als zij daartoe wettelijk wordt verplicht of als TESSWIM te goeder trouw oordeelt dat een dergelijke openbaarmaking redelijkerwijs noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke procedures of om te reageren op eventuele vorderingen.
In geval van een volledige of gedeeltelijke fusie met of een volledige of gedeeltelijke overname van TESSWIM door een ander bedrijf, zou de overnemer toegang krijgen tot de informatie die door die entiteit van TESSWIM wordt bijgehouden. Die informatie kan persoonsgegevens bevatten.
Artikel 9- Klachten, vragen en opmerkingen
Indien de betrokkenen klachten hebben over onder meer de manier waarop zijn of haar persoonlijke gegevens werden verwerkt hebben zij steeds het recht om klacht neer te leggen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. De contactgegevens zijn terug te vinden op de volgende website: